Millä viidellä keinolla optimointi helpottaa kotihoidon arkea?

Työskentelin viitisen vuotta kotihoidossa sairaanhoitajana sekä ikäihmisten palveluohjauksessa ja törmäsin usein tilanteisiin, joissa optimointia arvosteltiin hyvin negatiiviseen sävyyn. Halusin selvittää, mitkä asiat vaikuttavat tähän tunteeseen, ettei optimointi toimi – ja mitä sille voidaan tehdä.

Tein tiivistä yhteistyötä työnjakajien kanssa ja heiltä viesti oli selkeä: tärkeitä taustatietoja puuttui, hoitorinkien yli ei saanut jakaa hoitajia ja käyntejä oli suunniteltu ruuhkahuippuihin, eli liikaa käyntejä samoissa aikaikkunoissa. Lisäksi tietenkin esiin nousivat lisääntyneet asiakasmäärät ja vähäiset resurssit sekä äkilliset poissaolot. Kuitenkin hyvin suunnitelluilla käynneillä ja käyntien ns. pilkkomisella pystyttiin helpottamaan arkea. Myös hoito- ja palvelusuunnitelmien tuli olla ajan tasalla ja hyvin tehtyjä.

Jos palvelutarpeenarviossa asiakkaan kotihoidon tarve näyttäytyy kahtena käyntinä päivässä, monesti jo palveluohjaaja lupaa asiakkaalle ne käynnit automaattisesti aamuun ja iltaan eli pahimpiin ruuhkahuippuihin. Pitäisi muistaa yhdessä miettiä, onko käyntien pakko olla juuri aamulla ja illalla, vai sopisiko kuitenkin vaikkapa aamupäivään, iltapäivään tai alkuiltaan? 

Myös lääkehoitoon voidaan miettiä uusia aikataulutuksia, näitäkin lääkäreiden kanssa pohdittiin paljon. Lääkkeitä määrätään usein rutiininomaisesti tietylle ajalle, vaikka lääkkeen voisi ottaa mihin aikaan vain, kunhan se on säännöllistä. Usein kuulinkin aamukäynnin perusteluna, että asiakas ei saa otettua lääkkeitä itse, mutta tarvitseeko lääkkeitä tosiaan ottaa aamulla? Tämä asia olisi hyvä keskustella lääkärin kanssa. Näin aamun ruuhkasta voitaisiin vapauttaa aikaa.

Lisäksi voisi miettiä tarvitseeko kaikkia asioita tehdä samalla käynnillä? Vai voiko käynnin jakaa useammalle lyhyemmälle kerralle? Esimerkiksi jos on pakollista käydä aamulla antamassa joku lääke tai turvata aamupala, ja lisäksi asiakkaalla on samana päivänä hygienianhoidossa avustamista tai muuta perushoidollista, niin voisiko ne tehtävät jakaakin toiseen käyntiin ja pois ruuhkahuipuista? Tässä pientä alustusta aiheeseen. Lähdetäänpä katsomaan keinoja, joilla optimointi helpottaa kotihoidon arkea.

Keino 1. Tausta-asetukset kuntoon

Miten saadaan toteutettua palvelunlaatu, luvattu palveluaika sekä hoitajan osaamisen ja asiakastarpeen kohtaaminen?

Joskus kentällä on törmätty tilanteeseen, että optimointi on jakanut hoitajan puutteellisilla taidoilla asiakkaan luo. Tai että pyörällä liikkuvalle hoitajalle on jaettu autolista. Mistä tällainen voi johtua?

• Yleensä ongelmana on, että optimoinnin tausta-asetuksia ei ole syötetty tai niitä ei ole päivitetty. Optimointi tarvitsee aina tausta-asetuksia, jotta se voi toimia ja siitä saadaan paras mahdollinen hyöty käyttöön. Tausta-asetuksia voidaan laittaa sekä asiakkaalle että hoitajalle.
• Tausta-asetuksilla tarkoitetaan, että hoitajalle on merkattu ne taidot, mitä hän pystyy tekemään, kuten tarvittavat lääkeluvat, tai kulkumuoto, kuten ajaako hän autoa. Myös asiakkaan tiedoissa tulee olla ajantasaiset taitovaatimukset esim. lihasinjektiosta tai vaikkapa kahden autettavuudesta. Tausta-asetuksiin voidaan myös laittaa mitä välineitä kotikäynnillä tarvitaan, esimerkiksi verensokeri- tai verenpainemittari.  
• Tausta-asetuksia tulee tarkastella säännöllisesti, koska asiakkaan tilanne voi muuttua ja hoitajan taidot päivittyä. Järjestelmä ei pysty saamaan näitä tietoja automaattisesti. Työyhteisössä tulisi kiinnittää huomiota, että asetusten päivittämiseen varattaisiin säännöllisesti aikaa.

Keino 2. Omahoitajuuden toteutuminen

Miten saadaan minimoitua hoitajien vaihtuvuus asiakaskäynneillä ja siten palveltua asiakasta entistä paremmin? Ajoittain on tullut esille, ettei omahoitajuus toteudu. Tai hoitajat puhuvat, että optimointi on ihan huonoa eikä huomioi omahoitajuuksia. Miten tähän asiaan voidaan vaikuttaa optimoinnilla?

• Ensinnäkin omahoitajuus on asiakkaalle tärkeä asia. Myös omaiset kokevat tärkeäksi, että heidän läheisensä luona käyvät tutut hoitajat. Esimerkiksi muistisairaan luona olisi äärimmäisen tärkeää, että hoitajien vaihtuvuus pystyttäisiin minimoimaan ja asiakkaan turvallisuudentunnetta tukemaan.
• Myös esimerkiksi säännöllisten haavanhoitojen jakautuminen samoille hoitajille varmistaisi, että haavassa tapahtuviin muutoksiin pystytään reagoimaan. Näin myös haavan paraneminen nopeutuu ja siihen käytetyt resurssit saadaan takaisin perushoitotyöhön.
• Hoitajan näkökulmasta omahoitajuus korostuu hoidonjatkuvuudessa, ajankäytössä ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. On järkevää, että omahoitajuus toteutuu, koska tutut hoitajat tuntevat asiakkaan ja hänen kotinsa. Näin aika saadaan käytettyä tehokkaasti ja aikaa jää asiakkaan kohtaamiseen. Tutun asiakkaan luona hoitotyö sujuu mutkattomammin.
• Myös tässä on tärkeää, että asiakkaalle on tausta-asetuksiin merkitty omahoitaja/hoitajat. Järjestelmä ei saa sitä tietoa mistään muualta. Lisäksi järjestelmässä täytyy olla luotuna hoitajaringit. On kuitenkin huomioitava, että sairauslomat ja poissaolot vaikuttavat siihen, miten resurssit voidaan jakaa. Tässäkin nousee esiin, että omahoitajan ja asiakkaan tausta-asetukset tulee olla laitettu oikein.
• Myös työvuorosuunnittelulla on tässä iso rooli: hoitorinkien hoitajien jakautuminen tulisi pystyä huomioimaan. Omahoitajuus ei voi toteutua, jos yhtään omahoitajaa ei ole töissä.

Keino 3.​ Käyttökoulutuksella tehot irti optimointiohjelmasta, jotta aikaa säästyy

Ilman optimointia käyntien jako vie liikaa työaikaa. Kun työt voidaan jakaa nopeasti ja sujuvasti, jää aikaa esimerkiksi kehittämistyöhön ja työntekijän ydintehtäviin ja muihin asiakkaan asioihin.

• Toimivalla optimoinnilla saadaan resursseja käyttöön niin työnjakajilta kuin kentältäkin. Optimointiin perehtymällä ja kouluttautumalla järjestelmä on loistava työkalu hoitotyön arjen sujuvoittamiseksi. 
• Ajoittain on noussut esiin, että organisaatioissa ei ole pystytty antamaan aikaa järjestelmien käyttökoulutukseen. On tärkeää huomata, että kun järjestelmää osaa käyttää, saadaan siitä vaikutuksia todella moneen asiaan kuten työnsujuvuuteen, työhyvinvointiin, asiakastyytyväisyyteen, resursseihin ja hoidonjatkuvuuteen.

Keino 4. Äkillisten poissaolojen hoitaminen eri painotusvaihtoehdoilla

Äkilliset poissaolot kuormittavat työtä. Sairaspoissaolojen vaikutus hoitajien arkeen on noussut esiin varsinkin nyt korona-aikana. Lisääntyvä resurssipula luo myös haasteita.

• Optimoinnin erilaisilla painotusvaihtoehdoilla voidaan vaikuttaa siihen, miten järjestelmä jakaa työt ja mitä asioita siinä otetaan huomioon esim. omahoitajuus, siirtymisten minimoiminen tai voidaanko työntekijä valita hoitoringin/yksikön ulkopuolelta. Järjestelmässä täytyy olla luotuna hoitajaringit.
• Optimointi voi ottaa työntekijän toisesta hoitoringistä tai toisesta yksiköstä, jos siihen annetaan järjestelmälle lupa. Tällainen tilanne voisi tulla vastaan esimerkiksi äkillisen poissaolon yhteydessä. 

Keino 5.​ Varautuminen tuleviin resurssitarpeisiin​ simuloinnilla

Resurssipulaa aiheuttavat esimerkiksi joulu- ja kesälomat sekä koulutuspäivät​. Ennakoiminen on tärkeää aina kun mahdollista, jotta pystytään ennaltaehkäisemään resurssipulaa ja käynnit saadaan jaettua järkevästi. Esimerkiksi kesälomien sijaistarpeisiin voidaan reagoida jo hyvissä ajoin.

• Työnjakaja voi kokeilla tulevaisuuteen, minkä verran tarvitaan työntekijöitä, kun on tietyn verran käyntejä ja resursseja. Optimoinnin tulevaisuuteen simuloinnin avulla tuetaan myös työvuorosuunnitelman tekoa.
• Näin myös rekrytoinnit saadaan käyntiin hyvissä ajoin tai omien työntekijöiden kanssa pystytään suunnittelemaan, kuinka moni voi olla yhtä aikaa lomalla. 
• Ajoissa suunniteltu loma-aika tuo kaikille varmuutta suunnitelmiin ja vaikuttaa myös työhyvinvointiin.