Toni Ruohonen kävi kertomassa tietoon perustuvasta palveluverkon suunnittelusta: Miten ja millä kaikilla tavoilla olemassa olevaa tietoa voidaan hyödyntää hyvinvointialueiden toiminnan suunnittelussa? Katso koko puheenvuoro Hyvinvointialueiden Suomi -webinaarin tallenteelta.
Palveluverkon suunnittelussa hyvinvointialueen toimintaa tulisi Ruohosen mukaan tarkastella erityisesti kahdesta näkökulmasta: maantieteellisestä ja toiminnan näkökulmasta. Maantieteellisellä näkökulmalla Ruohonen viittaa alueelliseen palvelutarjontaan, vastaako se tarpeeseen ja ovatko palvelut saavutettavissa. ”Yksinkertaistetusti hyvinvointialueiden pitää osata tarjota oikeat palvelut oikeassa paikassa.”
Toiminnan näkökulmasta ei kuitenkaan riitä, että palvelut ovat lähellä, jos toimintatapa ei mahdollista tarvittavan ammattilaisen vastaanotolle pääsemistä. Hyvinvointialueilla on luotava prosesseihin, resursseihin sekä hoidon ja palvelun ohjaukseen sellaiset toimintatavat, jotka mahdollistavat palveluiden tarjoamisen asukkaille tarkoituksenmukaisina, oikea-aikaisina ja integroituina kokonaisuuksina vaikuttavasti ja kustannustehokkaasti.
Nykytilan ja tulevaisuuden ymmärtämisestä lähdetään liikkeelle
Palveluverkon suunnittelussa tulee lähteä liikkeelle nykytilan ymmärryksestä. ”Aika useasti sanotaan, että lähdetään suoraan toiminnan suunnitteluun, mutta siinähän lähdetään muuttamaan nykytilaa – täytyy olla hyvä ymmärrys siitä, mikä toimii ja missä ovat suurimmat kehittämiskohteet, jotta toimet osataan kohdentaa oikealla tavalla.”
Nykyään asiakkaista ja asioinnista kerääntyy paljon tietoa, jota voidaan hyödyntää. Kehittämiskohteiden tunnistamisen myötä pystytään tarkemmin selvittämään, mistä ongelmat johtuvat ja minkälaisilla ratkaisuilla saadaan oikeasti tuotettua parempaa ja kustannustehokkaampaa palvelua ja tietenkin myös asiakashyötyjä. Toki pitää katsoa aina myös tulevaisuuteen: tilanne muuttuu väestön ikääntyessä, jolloin palvelutarve ja kysyntä muuttuvat koko ajan, mikä pitää ottaa toiminnan suunnittelussa huomioon.
Alueilla on erilaiset ja muuttuvat palvelutarpeet
Nykytilan ymmärtämisen lähtökohtana on ensinnäkin palvelutarpeen ymmärtäminen: eri alueilla on erilainen asukkaiden hyvinvoinnin taso ja siten erilaiset palvelutarpeet. Sote-organisaatioille on kertynyt jo paljon tietoa siitä, miten asiakkaat ohjautuvat tietyillä alueilla eri toimipisteissä. Se, miten asukkaat käyttävät eri palveluja luo pohjan palvelutarpeen ymmärtämiselle. ”Samalla tavalla hyvinvointialueilla on kertynyt tietoa asukkaiden hyvinvoinnin tilasta. Sekin kertoo alueen palvelutarpeesta. Eli mikä on sairastavuus ja yleinen hyvinvoinnin taso.”
Palvelutarve muuttu, kun väestö ikääntyy. Tulee tehdä palvelukohtaiset ja asiakasryhmäkohtaiset ennusteet kysynnän muutoksista seuraavien vuosien aikana – pitää pystyä ennakoimaan hyvinkin pitkälle, ettei katsota vain nykyhetkeen tai seuraavaan vuoteen, sillä tilanne saattaa hyvinkin radikaalisti muuttua tulevina vuosina–viidenkymmenen vuoden päästä. Ennusteiden perusteella voidaan suunnitella tarvittava resursointi ja toimintamallit.
Toiminnan ymmärtämisestä vaikuttavien toimintatapojen tunnistamiseen
Palvelutarpeiden ymmärtämisen ohella korostuu toiminnan ymmärtäminen: Usein asiakkaat käyttävät monia eri palveluja ja ohjautuvat palveluissa ristiin rastiin. Palveluiden toteutukseen voi sisältyä useita erilaisia vaiheita, eri toimipisteissä, jolloin pitää miettiä, miten toteutetaan hoidon ohjaus, palveluohjaus ja erityisesti hoidon jatkuvuus.
Palveluverkon suunnittelussa täytyy pyrkiä vaikuttavuuteen, jota voidaan tulkita kahdesta näkökulmasta. Operatiivinen vaikuttavuus viittaa käytännön toimintaan ja uusien toimintamallien arviointiin. Toinen näkökulma on terveys- ja hyvinvointivaikuttavuus. Uudenlaisia toimintatapoja mietittäessä pitää pystyä arvioimaan, saavutetaanko asiakkaan näkökulmasta terveys- tai hyvinvointihyötyä, joka tuo suurimman potentiaalin sekä säästöille että yleisen hyvinvoinnin parantamiselle.
Palveluiden, palveluverkon ja toiminnan suunnittelu simuloimalla
Kun hyvinvointialueella on kokonaisvaltainen nykytilan ymmärrys asukkaiden hyvinvoinnista ja palvelutarpeista sekä asukkaiden palveluiden käytöstä, voidaan lähteä tekemään erilaisia Mitä jos -analyysejä.
”Monesti löytyy useita eri vaihtoehtoja, joilla tietyn kehittämistoimen voisi tehdä tai ongelman ratkaista, mutta mikä niistä sitten kannattaa? Mitä kannattaa lähteä viemään eteenpäin? Simuloinnin avulla voidaan arvioida erilaisia suunnitelmia ja ideoita ennalta ja valita parhaat käytäntöön toteutettaviksi ilman kalliita, aikaa vieviä pilottihankkeita.”
Palveluverkon optimaalista toteutusta suunnitellessa huomioidaan vaikutukset kustannuksiin, prosessien tehokkuuteen tai asiakkaan näkökulmasta aikaan. Arvioidaan, miten ja missä palvelut kannattaisi tarjota: Mitä palveluja tarjotaan kotiin, missä on asumispalveluyksikköjä, mihin tulevat sote-keskukset?
Palveluverkon suunnittelussa tulee huomioida yhä enemmän moniammatillinen lähestyminen, koska usein asiakkailla on monenlaisia eri palvelutarpeita, jotka pitäisi pystyä hoitamaan yhtäaikaisesti sen sijaan että hoidetaan ne rinnakkain. Näitä erilaisia toimintamalleja voidaan simuloinnin avulla testata ja arvioida vaikutuksia monin eri taloudellisin ja operatiivisin mittarein: kustannukset, hoitoon pääsy ja odotusajat sekä viiveet, käyttöasteet (tilat, resurssit), läpimenoajat.
Muutosten seurannasta jatkuvaan kehittämiseen
Kun muutoksia tehdään, on oleellista pystyä seuraamaan ja ymmärtämään, onko haluttu muutos toteutumassa ja menossa oikeaan suuntaan. Tapahtuuko siirtymää enemmän proaktiiviseen toimintaan sen sijaan että ollaan reaktiivisessa toiminnassa? Tulee myös seurata riittävän lyhyellä aikajänteellä – vuoden päästä ongelmat on saattaneet jo kulminoitua.
”Parhaaseen lopputulokseen päästään jatkuvan toiminnan kehittämisen ideologialla: koko ajan pitää ymmärtää, mitä on tapahtumassa ja miksi, sekä arvioida tarvittavia toimenpiteitä. Tämän pitäisi olla koko ajan käynnissä oleva kehä sen sijaan, että tehdään vain kertaluontoisia kehittämistoimenpiteitä ja sen jälkeen hetken mennään sen tarkemmin seuraamatta. Nykyinen tieto mahdollistaa kaiken tämän jo hyvinkin”, Toni Ruohonen kiteyttää.
Tietojenkäsittelytieteen tohtori Toni Ruohonen on työskennellyt datan ja sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien parissa jo parinkymmenen vuoden ajan. Hän on Jyväskylän yliopiston sote-alan data-analytiikan ja menetelmien dosentti sekä tiedolla johtamiseen keskittyneen ohjelmistoyritys Synesa Solutions Oy:n yksi perustajista. Ruohosen mukaan tietoa on nykyisin niin hyvin keskitetysti saatavilla, että nyt on otollinen aika ottaa siitä entistä enemmän irti.
Hyvinvointialueiden Suomi -webinaarisarja jatkuu 6.10. rakenteellisella sosiaalityöllä. Ilmoittaudu mukaan seuraavaan webinaariin tai katso tallenne palveluverkon suunnittelusta!