Kuopiolainen lastensuojelun avo- ja laitoshuollonpalveluita tarjoava Kasvunpolku valitsi käyttöönsä Mediconsultin sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän sekä työn suunnittelua ja kirjaamisen sujuvuutta tukemaan myös kalenteritoiminnot. Kalenteritoimintojen käyttöönotto mahdollistaa resurssien tehokkaamman käytön ja sitä myöten laadukkaammat palvelut sekä laitos- että avohuollon asiakkaille.
Käyttöönottoa varten pidimme työpajan, jossa määriteltiin yhdessä Kasvunpolun käyttäjien kanssa se, minkälaisia toimintoja ja palveluita on tarve hallinnoida kalenterissa, keille työntekijöille perustetaan kalentereita järjestelmään ja millaisia tapahtumia tarvitaan. Kalenteritapahtumiin voidaan lisätä työntekijä, asiakas, paikka sekä esimerkiksi auto tai muu tarvittava väline. Työpajan yhteydessä päätettiin, että työtekijöille tulee omat kalenterit, joita he pystyvät itse hallinnoimaan, lisäämään sinne asiakaskäyntejä ja -tapahtumia, varaamaan samalla käyttöönsä tarvittaessa tietyn huoneen tai terapiatilan tai esimerkiksi jonkun toisen työntekijän. Asiakaskäyntiin tai -tapahtumaan lisätään myös asiakas, jolloin tapahtuman toteuduttua saadaan suoraan tuotettua laskutettava suorite asiakkaan maksusopimuksen ja organisaation hinnaston mukaisesti.
Kalenterinäkymä avautuu työntekijöille suoraan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmästä, jolloin myös tapahtumaa tai käyntiä koskeva kirjaus voidaan tehdä vaikka reaaliaikaisesti asiakaskäynnin yhteydessä. Selainkäyttöinen järjestelmä mahdollistaa myös sen, että kaikki ajantasainen asiakastieto on saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan.
Usein esimerkiksi organisaation käytössä oleville autoille on omat varauskirjansa tai -vihkonsa. Kalenterihallinnan myötä vanhanaikaisista varauskirjoista voidaan luopua, kun tarvittaville ajoneuvoille, välineille ja tiloille voidaan tehdä varaukset kätevästi suoraan järjestelmästä. Tarvittavan huoneen tai tilan varaustilanteen näkee reaaliajassa suoraan kalenterinäkymän kautta ja sen voi varata käyttöönsä ajasta ja paikasta riippumatta.
Kasvunpolun työpajassa aloitettiin määrittelemällä resurssit, eli paikat, laitteet, työntekijät ja myös työntekijöiden taidot järjestelmään. Paikkoja voivat olla vaikkapa terapiatila tai kokoushuone, sille voidaan määritellä nimi sekä mahdollinen maksimiasiakasmäärä ja käytettävyysaika. Taidot voivat olla työntekijän ammattipätevyyksiä, muita taitoja tai työntekijäryhmiä, esimerkiksi sosiaalityöntekijä tai musiikkiterapeutti. Kalenteria käyttävälle ammattilaiselle voidaan lisätä yksi tai useampia taitoja sekä tieto siitä missä yksiköissä työntekijä työskentelee. Myös työvuorot on mahdollista merkitä kalenteriohjelmaan, joko manuaalisesti tai siirtää ne automaattisesti työvuorojärjestelmästä.
Kun kalenteritapahtumaan lisätään asiakas, voidaan toteutuneesta tapahtumasta muodostaa suoraan laskutettava suorite. Tarvittaville tapahtumille määritellään hinta, ja taustalla maksusopimukset ohjaavat sen laskutettavaksi oikealta maksajalta. Tien päällä oleva työntekijä pystyy käyttämään sosiaalihuollon järjestelmää ja kalenteritoiminnallisuuksia myös mobiilisti, esimerkiksi kännykällä tai tabletilla. Jos työntekijän kalenteriin tulee muutoksia kesken päivän, ne näkyvät siellä reaaliaikaisesti. Mobiilikäyttöiset toiminnallisuudet kulkevat lastensuojelun ammattilaisen mukana asiakkaan luokse, jolloin myös virheelliset kirjaukset vähenevät, tuplakirjaaminen poistuu ja tietojen katselu ja kirjaaminen onnistuvat myös katvealueilla ilman verkkoyhteyttä.
Mobiilikirjaamisen ja kalenterinhallinnan myötä Kasvunpolun työntekijöille jää enemmän aikaa tärkeisiin asioihin eli asiakkaisiin ja heidän tarpeisiinsa. Mediconsultin Kanta-yhteensopiva Saga Sosiaalihuolto -asiakastietojärjestelmä mahdollistaa lastensuojelun asiakastiedon kirjaamisen rakenteisesti ja tulevaisuudessa tietojen arkistoimisen myös asiakastiedon arkistoon.
Lue myös blogisarjan aiemmat osat: