Miten sosiaalihuollossa kirjataan?

Sosiaalihuollon uudet Kanta-vaatimukset aiheuttavat muutoksia asiakastietojen kirjaamiseen. Samalla kun sosiaalihuollon toimijoiden tulee siirtyä määrämuotoiseen kirjaamiseen, muuttuu myös toimintamalli. Kirjaamiselle tarvitaan uusia käytäntöjä.

Kysyimme helmikuussa Kehittyvä Vanhustyö 2020 -tapahtuman osallistujilta, millä välineellä he kirjaisivat mieluiten. Yli sadasta vanhustyön ammattilaisen vastauksesta saimme raotettua hieman sosiaalihuollon kirjaamisen nykytilaa. Laajensimme kyselyä tapahtuman jälkeen muillekin sosiaalihuollon ammattilaisille – Lue päivitetystä blogista, millä sosiaalihuollossa kirjataan mieluiten!

Yllätyksiä kyselyn tuloksissa

Kysely toteutettiin monivalintana, jossa vastaajat saivat valita useamman vaihtoehdon. Vastausvaihtoehtoina olivat tabletti, puhelin, läppäri, työpöytäkone, kynä ja paperi sekä oma vaihtoehto.

Ennen kyselyn tekoa oletimme, että suurin osa haluaisi hyödyntää kirjaamiseen puhelinta, tablettia tai läppäriä – vastauksissa yllättikin, kuinka moni kuitenkin halusi käyttää perinteisesti kynää ja paperia!

Vastaukset jakautuivat kuitenkin varsin tasaisesti eri vaihtoehtojen välillä. Vanhustyön tapahtuman osallistujien kesken tabletti nousi niukasti suosikiksi: vastaajista kolmasosa kirjaisi mieluiten tabletilla. Aivan kannoilla tulivat älypuhelin ja läppäri, kumpikin 31 prosentin vastaajamäärällä. Joka viides vastasi pöytäkoneen mieluisimmaksi kirjaamisvälineekseen. 17 % vastaajista suosi perinteisiä kynää ja paperia.

Muiden sosiaalihuollon ammattilaisten vastaukset noudattivat samaa kaavaa. Heillä läppäri kuitenkin nousi suosikkikirjaamisvälineeksi ja siten myös yhteenlaskettujen tulosten ykköseksi. Kolmen kärki säilyi silti tasaisena: toiseksi eniten mainintoja saaneet puhelin ja tabletti pääsivät kumpikin reilun 30 prosentin vastaajamäärään. Pöytäkoneen sekä kynän ja paperin vastausmäärät pysyivät samoina, kun vanhustyön ja muiden sosiaalihuollon ammattilaisten vastaukset laskettiin yhteen. 

Kirjaamiseen käytetään useita välineitä

Vastaajat saivat valita kyselyssä usean eri vaihtoehdon, sillä kirjaamiseen käytetään usein montaa eri välinettä. Eri välineiden yhteiskäytöstä työpöytäkone ja läppäri saivat useita ääniä. Pöytäkoneesta on luontevaa siirtyä kannettavan tietokoneen käyttöön, sillä muutos ei ole liian iso.

Yllättävää sen sijaan oli, että kynää ja paperia äänestäneistä melkein puolet vastasi myös läppärin mieluisimmaksi kirjaamisvälineekseen.

Työpöytäkonetta ei äänestänyt kukaan paperikirjaamisen kannattajista, joten luultavasti paikan päällä kirjaaminen koetaan tärkeäksi. Oletuksemme mukaisesti ”liikkuvia laitteita” eli älypuhelinta, tablettia ja läppäriä äänestettiin eniten yhdessä. Yhtä mukana kuljetettavaa kirjaamisvälinettä tottumaan käyttänyt kokeilee luultavasti helpommin muitakin laitteita. 

Paperille kirjaamisen haasteena tiedonkulku

Moni vanhustyön toimija luottaa edelleen perinteisiin kirjaamistapoihin kuten paperille kirjaamiseen. Syynä kynän ja paperin valintaan saattaa olla totuttu tapa. Kynä ja paperi -mallisen kirjaamisen haasteena ovat erityisesti tiedon siirtymisen ongelmat: asiakkaan ajankohtaista tilannetta ei saada automaattisesti tiedoksi seuraavalle työvuorolle. Myös erilaiset merkintätavat ja jopa epäselvä käsiala voivat hankaloittaa tiedonkulkua. Lisäksi paperimuotoisessa kirjaamisessa tiedon säilyttäminen arkistointivelvoitteen mukaan saattaa olla pulmallista. 

Perinteinen kynällä paperille kirjaaminen ei mahdollista Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymistä, joten vaihtoehtoja on hyvä alkaa selvittää jo hyvissä ajoin. Vaikka sosiaalihuollon Kantaan liittyminen ei ole vielä pakollista, tuo arkisto mukanaan useita hyötyjä, joista voit lukea lisää blogistamme: Miksi liittyisin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon jo nyt?

Kiitos kyselyyn vastanneille!