Miten sosiaalialalla on varauduttu Kanta-arkiston tuomaan muutokseen? Kysyimme ammattilaisilta Sosiaalialan asiantuntijapäivillä 10.-11.3.2020.
Kanta-arkiston käyttöönotto tuo mukanaan muutoksen ennen kaikkea organisaation toimintatapoihin ja siksi siihen on syytä valmistautua huolellisesti. Kantaan eli Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan jatkossa myös kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät asiakasasiakirjat. Terveydenhuollossa Kantaan on kirjattu jo useamman vuoden ajan.
Kanta-arkiston ensisijainen tarkoitus on sujuvoittaa tietojen käyttöä asiakastyössä. Sosiaalihuollon ammattilaiselle Kannan käyttöönotto näkyy siinä, että asiakastietojen kirjaamistapa muuttuu ja organisaatioiden palveluprosessit yhdenmukaistuvat. Asiakastietojärjestelmä kytketään Kanta-palveluihin, ja sitä kautta tiedot tallentuvat keskitettyyn sähköiseen arkistoon.
Onko organisaatiosi jo varautunut Kanta-muutokseen, kysyimme Sosiaalialan asiantuntijapäivillä. Lähes puolet (46 %) kyselyymme vastanneista 104:stä sosiaalialan ammattilaisesta vastasi ’Kyllä’. Sen sijaan joka viides vastasi, ettei organisaatio ole varautunut Kantaan liittyviin muutoksiin. Yli kolmannes ei tiennyt, onko oma organisaatio varautunut Kanta-muutokseen.
Kysyimme myös, millä tavoin Kanta-muutoksiin on varauduttu. Kysymys toteutettiin monivalintana, jolloin vastaaja sai valita kaikki sopivat vaihtoehdot, joilla organisaatio on valmistautunut Kantaan. Kanta-muutokseen onkin hyödyllistä valmistautua useammalla tavalla, sillä ne tukevat toisiaan.
Kantaan valmistautumisen tapoina mainittiin kirjaamisvalmennukseen osallistuminen, oman tietojärjestelmän Kanta-sopivuuden selvittäminen, järjestelmävaihtoehtojen kartoittaminen sekä perehtyminen asiaan itsenäisesti.
Kirjaamisvalmennukseen osallistuminen oli ylivoimaisesti suosituin tapa valmistautua. 75 prosenttia niistä, joiden organisaatio on jo varautunut Kanta-muutokseen, kertoi osallistuneensa THL:n ja Socomin Kansa-koulu 2 -hankkeen puitteissa järjestettyihin kirjaamisvalmennuksiin.
Oman asiakastietojärjestelmän sopivuutta Kanta-vaatimuksiin oli selvittänyt puolet vastaajista. Kaikki sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmät eivät ole Kanta-yhteensopivia, joten vastaajista noin 17 % oli jo alkanut kartoittaa eri järjestelmävaihtoehtoja. Melkein kaikki, jotka olivat kartoittaneet asiakastietojärjestelmävaihtoehtoja, olivat selvittäneet myös oman tietojärjestelmänsä Kanta-sopivuutta.
Suosittelemme tarkistamaan käytössä olevan järjestelmän Kanta-yhteensopivuuden hyvissä ajoin ja tarvittaessa käymään läpi muita tietojärjestelmävaihtoehtoja. Kantaan liittyminen tuo mukanaan muutoksia kirjaamiskäytäntöihin, mutta huolellisella valmistautumisella tietojärjestelmän vaihdoksesta, määrämuotoisesta kirjaamisesta ja Kannan käytöstä saadaan parhaat hyödyt irti. Kiireessä tehdyt muutokset sen sijaan usein hankaloittavat uusien toimintamallien omaksumista. Lue myös vinkkejä Kanta-liittymisen muistilistastamme.
Kanta-muutoksiin voi myös perehtyä itsenäisesti, kuten noin 19 % vastaajista oli tehnyt. THL:n sivuilla on hyviä materiaaleja sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutoksen tueksi. Suosittelemme myös tutustumaan webinaaritallenteisiimme, joissa käydään läpi sosiaalihuollon tiedonhallinnan muutosta eri palvelutehtävien näkökulmasta. Pääset maksuttomiin tallenteisiin tästä.
Kysymykseen "Miksi organisaatiosi ei ole varautunut Kanta-muutokseen?" vastasi viidennes vastaajista. Syitä olivat, ettei asia ole organisaatiossa ajankohtainen tai ettei asia kosketa vastaajan organisaatiota. Esiin nousivat myös tiedonpuute ja resurssien vähyys.
Kanta-arkisto tuo mukanaan useita hyötyjä ja siksi siihen kannattaa tutustua, vaikka Kanta-liittymistä ei olisikaan ajateltu aloittaa vielä. Asiakastiedon arkisto muun muassa helpottaa tiedonkulkua huomattavasti. Yhteiseen arkistoon tallennettu, yhä määrämuotoisempi asiakastieto on käyttöoikeuksien mukaisesti kaikkien sitä tarvitsevien sosiaalialan ammattilaisten käytettävissä. Kanta-arkiston avulla ammattilainen saakin aina ajantasaisen tiedon asiakkaasta. Siten asiakkaan tilannetta ja tuen tarvetta voidaan arvioida kokonaisuutena riippumatta siitä, missä ja milloin hän saa palvelua. Lue lisää blogistamme, miksi sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon kannattaa liittyä jo nyt.
Uuden asiakastietolain myötä Kantaan arkistointi muuttuu pakolliseksi. Tämänhetkisen lakiesityksen mukaan takaraja sosiaalihuollon Kanta-arkistoinnin käyttöönotolle julkisella puolella on 1.9.2024. Sosiaali- ja terveysministeriön mukaan Kanta-liittyminen velvoittaa yksityisiä sosiaalihuollon organisaatioita 1.1.2026 alkaen.
Kanta-palveluihin tallennetut sosiaalihuollon tiedot laajentuvat kovaa vauhtia. Kanta.fi:ssä julkaistussa blogissa kerrotaankin, että tammikuun 2020 loppuun mennessä tallennettuna oli jo yli 400 000 sosiaalihuollossa käsiteltyä asiaa, ja yli 40 prosenttia Suomen kunnista on mukana tai liittymässä sosiaalihuollon Kantaan.