Rekisterinkäyttöoikeus – mitä, miksi ja milloin?

Kokosimme tietopaketin rekisterinkäyttöoikeudesta, joka on sosiaalihuollon Kanta-toiminnallisuus. Lue mitä se tarkoittaa, miksi rekisterinkäyttöoikeus kannattaa ottaa käyttöön ja milloin.

Mitä tarkoittaa rekisterinkäyttöoikeus?

Rekisterinkäyttöoikeus on Kanta-palveluiden ja Kantaan yhteydessä olevien asiakastietojärjestelmien välinen toiminnallisuus, jonka avulla sosiaalihuollon palveluntuottaja voi kirjata asiakastietoa suoraan omasta tietojärjestelmästään palvelunjärjestäjän rekisteriin. Esimerkiksi yksityinen lastensuojelulaitos saa kirjattua tietoja palvelua tilaavan kunnan rekisteriin Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kautta. Samalla palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden katsella palvelun tuottamisessa tarvittavia asiakastietoja, kuten esimerkiksi palvelupäätöstä ja asiakkaan palvelutehtäväkohtaista asiakassuunnitelmaa.

"Palveluntuottaja saa oikeuden kirjata ja katsella tarvitsemiaan tietoja palvelunjärjestäjän rekisteristä."

Sosiaalihuollossa palvelunjärjestäjä, kuten kunta, voi hankkia asiakkaalle palveluita muun muassa ostopalveluna, palvelusetelinä tai maksusitoumuksella. Palvelun järjestämisestä vastuussa oleva kunta toimii rekisterinpitäjänä. Kun palveluja tuotetaan järjestäjän lukuun, siinä laaditut asiakirjat tulee arkistoida järjestäjän rekisteriin, mikä onnistuu rekisterinkäyttöoikeudella.

Rekisterinkäyttöoikeuden käyttö edellyttää palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välistä kirjallista toimeksiantosopimusta ja sitä, että molemmilla toimijoilla on asiakastiedon arkiston 2. vaiheen toiminnallisuudet käytössä. Kun rekisterinkäyttöoikeuden hyödyt alkavat näkyä kentällä, on hyvin todennäköistä, että siitä tulee tulevaisuudesta yksi kuntien vaatimuksista palveluntuottajille kilpailutuksissa.

Miksi? – Rekisterinkäyttöoikeus helpottaa tiedonkulkua

Tulevaisuudessa kaikki Suomessa toimivat sosiaalihuollon organisaatiot kirjaavat asiakastietoa määrämuotoisesti, sertifioiduilla järjestelmillä ja tallentavat asiakastiedot Kantaan. Kanta-toiminnallisuudet yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen ja tietosisältöjen ohella mahdollistavat asiakastietojen käyttämisen siellä, missä niitä tarvitaan. Kanta-liittymisen myötä ei siten tarvita enää erillisiä integraatioita järjestelmien välillä.  

Toiminnallisuus tulee helpottamaan asiakastiedon käytettävyyttä ja saatavuutta palvelunjärjestäjän ja -tuottajan välillä merkittävästi. Tähän asti tarvittavat asiakastiedot ovat useimmiten liikkuneet vielä paperimuodossa faksin tai perinteisen kirjepostin välityksenä – tai pelkästään sanallisessa muodossa yhteistyöpalavereissa. Rekisterinkäyttöoikeus mahdollistaa myös sen, että asiakkaan palveluista vastaavan työntekijän on järjestäjän puolella mahdollista seurata asiakkaan palvelun toteutusta ja vaikuttavuutta ajantasaisesti.

Esimerkki lastensuojelussa

Esimerkiksi tilanteessa, jossa lapsi on sijoitettuna yksityiseen lastensuojelulaitokseen, kyseisen organisaation työntekijä kirjaa asiakkaan päivittäiskirjaukset ja asiakirjat, kuten kuukausiraportin tai -yhteenvedon, ja tallentaa ne Kanta-arkistoon. Lapsen oma sosiaalityöntekijä pääsee lukemaan ne Kannasta rekisterinkäyttöoikeuden myötä. Tämä helpottaa olennaisesti asiakasta koskevan tiedon saamista ja lähettämistä, koska päätökset, suunnitelmat, yhteenvedot ja tiedot rajoittamistoimenpiteistä ovat niiden ammattilaisten saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat.

Tiedonkulun toimiminen edellyttää kuitenkin sitä, että kaikki sosiaalihuollon toimijat omaksuvat kansallisesti yhtenäisen toimintatavan ja tietomallin asiakastiedon hallintaan, eli kirjaamistapa on sama kaikilla riippumatta siitä, missä päin Suomea asiakastieto on kirjattu.

Milloin? – Rekisterinkäyttöoikeus on aikataulutettu käyttöönotettavaksi vuonna 2020.

Sosiaalihuollon Kanta-toiminnallisuudet on aikataulutettu vaiheittain tapahtuvaksi. Ensimmäisessä vaiheessa tietojärjestelmässä toteutuvat asiakastiedon kirjaamisen perustoiminnallisuudet. Näitä ovat esimerkiksi asiakkuuksien alkaminen ja päättyminen, sosiaalihuollon asianhallinta ja palvelutehtäväluokitus. Toisessa vaiheessa toteutuvat rekisterinkäyttöoikeuden lisäksi muun muassa perheelle yhteisen asiakastiedon kirjaaminen, ammattilaisen sähköinen allekirjoitus ja Omakanta.

Yksityiset toimijat voivat konkreettisesti hyödyntää Kanta-yhteensopivaa järjestelmää jo vuoden 2020 loppupuolelta lähtien, kun rekisterinkäyttöoikeuden käyttöönotto mahdollistuu.

Lue myös: A-klinikka ottaa käyttöön rekisterinkäyttöoikeuden Mediconsultin Saga Sosiaalihuolto -tietojärjestelmällä THL:n ja Kelan pilottiorganisaationa. Mediconsult on ainoa järjestelmätoimittaja, joka pilotoi Kanta-arkiston rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuutta Kelan kanssa.