Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto – mistä on kyse?

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja siihen liittyvät termit herättävät kysymyksiä ja olemme huomanneet, että kaikille sosiaalihuollon toimijoille ei välttämättä ole selvää, mitä kaikkea siitä olisi hyvä tietää. Kokosimme siis Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta tietopaketin.

Mikä on Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto?

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on valtakunnallinen, Kelan Kanta-palveluihin kuuluva kokonaisuus, jonne sosiaalihuollon organisaatiot tallentavat asiakastietoa. Sosiaalihuollossa syntyvä, erilaisille asiakirjoille kirjattu asiakastieto tallennetaan eli arkistoidaan sähköisesti yhteen ja samaan paikkaan eli asiakastiedon arkistoon. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on sekä julkisten että yksityisten sosiaalihuollon toimijoiden käytettävissä, kunhan asiakastietoa kirjataan sähköisellä Kanta-yhteensopivalla järjestelmällä.

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta puhutaan esimerkiksi termeillä sosiaalihuollon Kanta-arkisto ja Kanta-palvelut. Myös Omakanta liittyy läheisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, sillä tulevaisuudessa asiakas voi tarkastella omien terveydenhuollon tietojensa lisäksi myös sosiaalihuollon asiakastietojaan Omakanta-palvelusta. Lue tarkemmin, mitä tietoja sosiaalihuollon Omakannassa näkyy.

Mitä asiakastiedon arkistoon tallennetaan?

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan kaikki sosiaalipalveluissa syntyvät asiakastiedot, jotka on kirjattu kansallisesti yhtenäisille Sosmeta-asiakirjoille. Arkistoon voidaan tallentaa myös ennen Kanta-liittymistä syntyneitä ”vanhoja asiakasasiakirjoja”.

Asia – asiakirja – asiakkuusasiakirja – asiakasasiakirja. Tunnetko termit?

Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa silloin, kun vireille tullutta sosiaalihuollon asiaa ryhdytään käsittelemään.

• Puhuttaessa sosiaalihuollon asiasta tarkoitetaan asiakkaan tuen tarpeisiin liittyviä kokonaisuuksia. Asia voi syntyä esimerkiksi silloin, kun lastensuojeluilmoitus tulee vireille. Asia toimii ikään kuin klemmarina, joka kokoaa yhteen kyseisen ilmoituksen käsittelyyn liittyvät asiakastiedot. Asia on usein henkilökohtainen, mutta myös useammalla henkilöllä, esimerkiksi perheellä, voi olla yhteinen asia.
• Asia-asiakirja kokoaa yhteen keskeiset tiedot yhdestä asiakokonaisuudesta. 
• Asiakkuusasiakirjalla kootaan yhteen yhden asiakkaan sosiaalihuollon asiakkuuksiin ja avoimiin palvelutehtäviin liittyvät tiedot sekä niihin liittyvät alku- ja loppupäivämäärät. Asiakkuusasiakirjalta löytyy myös asiakkaan omatyöntekijän yhteystiedot.
• Asiakasasiakirjoja ovat sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamiseen tarkoitetut asiakirjat, joihin kirjataan tehty työ ja tapaamisissa käsitellyt asiat. Asiakirjoja ovat esimerkiksi lastensuojelun palvelu- tai tukitoimipäätös tai perhetyön suunnitelma.
• Asiakaskertomusmerkintöihin kirjataan mm. päivittäiskirjaukset, neuvottelut ja muut asiakasmerkinnät, joita ei kirjata muille asiakirjoille. Asiakirjojen sisällöt, eli otsikot ja niihin kirjattava tieto, on määritelty Sosmeta-palvelussa.

Ketkä hyötyvät sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta?

Sosiaalihuollon arkiston yksi toiminnallisuuksista on rekisterinkäyttöoikeus, joka mahdollistaa asiakastietojen saumattoman liikkumisen palveluntuottajan ja -järjestäjän välillä Kanta-palveluiden kautta. Lue tarkemmin rekisterinkäyttöoikeudesta ja käyttöoikeusmäärittelyistä.

Sosiaalihuollon ammattilaisen näkökulmasta selvimmät hyödyt liittyvätkin ajantasaisen tiedon saatavuuteen: eri organisaatioissa kirjatut asiakastiedot ovat hyödynnettävissä juuri silloin, kun niitä tarvitaan. Näin ollen vältytään arkaluontoisten asiakirjojen ja asiakastietojen tulostamiselta ja postittamiselta, sillä tarvittavat tiedot ovat saatavilla suoraan käyttäjän oman asiakastietojärjestelmän kautta.

Valtakunnalliset määrittelyt yhtenäistävät toimintatapoja ja samalla rakenteisesti kirjattu asiakastieto mahdollistaa tiedolla johtamisen sosiaalihuollon palveluntuottajalle. Lisäksi tulossa on sosiaalihuollon rekisteritiedonkeruun uudistus, jonka myötä Kantaan arkistoivien kuntien ei tarvitse enää erikseen toimittaa tilastoja THL:lle.

Sosiaalihuollon asiakkaalle Omakanta tuo helpon pääsyn omiin tietoihin, minkä lisäksi arkisto parantaa yksityisyydensuojaa yhdenmukaisen käyttöoikeuksien hallinnan myötä.

Lue myös: Miksi liittyisin asiakastiedon arkistoon jo nyt?

Milloin sosiaalihuollon Kantaan liitytään?

Asiakastiedon arkiston käyttöönotto toteutetaan Kelan ohjauksessa vaiheittain. Arkistoon liittyminen ja ensimmäisen vaiheen toiminnallisuudet (asiakastietojen tallentaminen ja hakeminen rekisterinpitäjän omaa käyttöä varten) ovat olleet käyttöönotettavissa vuodesta 2018 alkaen. Toisen vaiheen toiminnallisuudet on voinut ottaa käyttöön vuodesta 2020 alkaen ja niihin kuuluvat esimerkiksi rekisterinkäyttöoikeus ja yhteinen asia, jota käytetään silloin, kun asiakastietoa kirjataan usealle henkilölle, esimerkiksi perheelle. Myöhemmissä vaiheissa arkisto mahdollistaa mm. asiakastietojen luovuttamisen sekä suostumusten ja kieltojen hallinnan.

Uusi asiakastietolaki tulee velvoittamaan kaikkia sosiaalihuollon organisaatioita liittymään asiakastiedon arkistoon. Tämänhetkisen lakiesityksen mukaan takaraja sosiaalihuollon Kanta-arkistoinnin käyttöönotolle julkisella puolella on vuonna 2024 ja yksityisten osalta 2026. 

Kanta-palveluiden käyttöönotto tapahtuu vuosittain kolmessa eri jaksossa, joihin organisaatiot ilmoittautuvat. Käyttöönottojaksoista (entiset käyttöönottojen aallot) löytyy lisätietoa Kanta.fi-sivuilla. Liittyminen ei tarkoita pelkästään Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa vaan myös uusien kirjaamiskäytäntöjen oppimista. Asiakasasiakirjalaki edellyttää määrämuotoista kirjaamista, eli sitä, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset kirjaavat asiakastietoa yhtenäisesti ja sovituilla tavoilla.

Millainen asiakastietojärjestelmän pitää olla, jotta voi käyttää asiakastiedon arkistoa?

Sosiaalihuollon organisaatioilla, sekä julkisilla että yksityisillä toimijoilla, on käytössään useita erilaisia asiakastietojärjestelmiä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyvällä organisaatiolla tulee kuitenkin olla käytössään sellainen järjestelmä, joka on yhteensopiva arkiston kanssa eli täyttää jonkun Kelan määrittelemistä tietojärjestelmäprofiileista. Lisäksi asiakastietojärjestelmän tulisi tukea määrämuotoista kirjaamista, asianhallintaa, käyttöoikeusmäärittelyä, rekisterinkäyttöoikeutta sekä sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitusta. 

Saga Sosiaalihuolto on kotimainen, kaikki sosiaalihuollon palvelutehtävät kattava selainpohjainen asiakastietojärjestelmäratkaisu. Tutustu Kanta-yhteensopivaan Saga Sosiaalihuolto -asiakastietojärjestelmään.