Vanhustyön toimija – etsitkö vielä sitä oikeaa asiakastietojärjestelmää?

Vanhustyön toimijan asiakastietojärjestelmän tulee olla Kanta-valmis, rakenteista kirjaamismallia tukeva sekä selainkäyttöinen. Aikaansa edellä olevat toimijat ovatkin jo ottaneet käyttöön tai selvittäneet mahdollisuuksia uuden järjestelmän hankintaan. Joko sinun organisaatiosi asiakastietojärjestelmä mahdollistaa reaaliaikaisen toiminnanohjauksen tai valmiuden rekisterinkäyttöoikeuteen? Jos ei, jatka lukemista!

Minkälainen järjestelmä vastaa parhaiten vanhustyön tarpeita? Vanhustyö koostuu useista osa-alueista, joten työtä yksinkertaistaa, mikäli sama järjestelmä kattaa sekä viranomaistyön, hoiva- ja asumispalveluiden että kotihoidon tarpeet. Näistä osioista voidaan koostaa sopiva vanhustyön kokonaisuus sekä julkisen että yksityisen puolen toimijoille, kunhan tietojärjestelmän rakenne sallii eri toiminnallisuuksien joustavan yhdistelyn. Iäkkäiden palveluita tarjoavat yksityiset toimijat voivat tällöin ottaa käyttöönsä hoiva- ja asumispalveluiden sekä kotihoidon toiminnallisuudet ilman viranomaistoimijoiden osuutta. Vastaavasti viranomaisten järjestelmään pystytään tarvittaessa sisällyttämään palveluntuottamisessa tarvittavat toiminnallisuudet.

Vanhustyön järjestelmän tulee mahdollistaa Kanta-vaatimusten mukainen rakenteinen kirjaaminen. Kanta-arkiston ja määrämuotoisen kirjaamisen myötä yhtenäistyvät kirjaamiskäytännöt ja tietosisällöt edesauttavat tiedonkulkua. Kanta-liittymisen myötä ei tarvita enää erillisiä integraatioita järjestelmien välillä, sillä rekisterinkäyttöoikeuden avulla palveluntuottaja voi kirjata ja arkistoida suoraan palvelunjärjestäjän rekisteriin. Vanhustyön järjestelmän täytyy lisäksi tukea asiakasasiakirjalakiin perustuvaa palvelutehtäväluokitusta sekä käyttöoikeusmääräyksen mukaisesti käyttöoikeuksien määrittelyä.

Lue myös: Vanhuspalvelulaki päivitettiin – mitä uutta palveluntuottajalle ja -järjestäjälle?

Selaimessa käytettävä järjestelmä aina mukana

Liikkuva työ on merkittävässä osassa iäkkäiden palveluita ja nykyaikainen järjestelmä tukeekin asiakkaiden luona tehtävää työtä. Selaimessa toimivaa vanhustyön järjestelmää voi helposti käyttää mobiililaitteilla, kuten älypuhelimella tai tabletilla, jolloin järjestelmä kulkee kätevästi mukana. Mobiilikirjaamisen avulla kirjaamisen laatu paranee ja tiedot ovat reaaliaikaisesti käytettävissä. Esimerkiksi Uudenkaupungin kotihoito on käyttänyt mobiiliratkaisua jo useamman vuoden ja saavuttanut sen myötä selviä hyötyjä: Ajantasaiset asiakastiedot tabletilla ovat vähentäneet puhelinsoittoja toimistolle. Hoidon jatkuvuus ja tiedonkulku ovat vahvemmin turvattuja, kun kirjaaminen voidaan hoitaa heti asiakaskäynnin aikana. Lue Uudenkaupungin kotihoidon kokemuksia mobiilikirjaamisesta.

Mobiilitoimintojen myötä saadaan raportit työajan jakautumisesta asiakaskäyntien, matka-ajan ja muun työn välillä. Myös kotihoidon asiakas hyötyy mobiiliratkaisusta, sillä sen myötä käyntiaikoja voidaan seurata tarkemmin ja asiakasta laskutetaan todellisen palveluajan mukaan eikä vain arvion perusteella.

Kotihoidon lisäksi mobiilikirjaaminen tuo lukuisia hyötyjä hoiva- ja asumispalveluiden toimijoille. Esimerkiksi tehostetussa palveluasumisessa työskentelevät lähihoitajat voivat kirjata lähes kaikki päivittäiset tehtävänsä helposti puhelimella tai tabletilla. Myös sairaanhoitajan tai fysioterapeutin työnkuvaan mobiilikirjaus sopii mainiosti.

Kaksoiskirjaaminen, jossa hoitaja tekee ensin merkinnät paperille ja päivän lopuksi tietokoneella järjestelmään, kasvattaa virheellisten kirjausten riskiä ja vie runsaasti työaikaa. Mobiilikirjaamisen avulla merkinnät saadaan tehtyä suoraan asiakastietojärjestelmään, josta ajantasainen tieto on moniammatillisen tiimin hyödynnettävissä välittömästi, hoitajan vielä ollessa asukkaan luona. Mobiilikirjauksella hoitaja suorittaa tehtävät vain muutamalla klikkauksella tai pyyhkäisyllä aiempien pitkien tekstien sijaan.

Suoritteiden ja tapahtumien hallintaa helposti

Mobiiliratkaisun avulla myös suoritteiden ja tapahtumien hallinta tapahtuu reaaliaikaisesti. Kun työntekijä kirjaa asiakaskäynnin aloitetuksi ja esimerkiksi lääkkeiden annon tehdyksi, syntyvät laskutettavat suoritteet järjestelmään automaattisesti. Kirjaamiseen käytettävään tapahtumapohjaan on määritelty valmiiksi, mitä toimenpiteitä käynnillä on suunniteltu tehtävän. Niiden lisäksi työntekijä voi lisätä suunnittelemattoman tapahtuman, esimerkiksi haavan hoidon, josta syntyy suorite saman tien järjestelmään.

Toiminnanohjaus ja optimointi helpottavat päivien suunnittelua

Kotihoidossa voidaan hyödyntää reaaliaikaista toiminnanohjausta, joka järjestelee käynnit sekä ottaa huomioon asiakaskäyntien alkamis- ja päättymismerkinnät. Uudenkaupungin kotihoidossa toiminnanohjauksella on muun muassa saatu paikattua monta äkillistä poissaoloa.

Kotihoidon päivittäistä suunnittelua auttaa myös optimointityökalu, joka ohjaa ammattilaista työnjaossa niin, että palvelut pystytään kohdentamaan asiakkaille haluttuun aikaan ja resursseja tehokkaasti hyödyntäen sekä aikaa säästäen. Työkalu suunnittelee käyntien reitit mahdollisimman optimaalisiksi ja ottaa huomioon tiettyjen työntekijöiden valitsemisen tietyille asiakkaille, jolloin pystytään valitsemaan aina ensisijaisesti asiakkaan omahoitaja.

Tutustu Mediconsultin vanhustyön kokonaisuuteen, jossa on toiminnallisuudet viranomaistyöhön aina hakemuksen käsittelystä päätöksen tekoon, etuuksien hallintaan ja laskutukseen. Lisäksi järjestelmä kattaa hoiva- ja asumispalveluiden ratkaisun yksiköihin, joissa kirjataan myös terveystietoa, kuten hoitokertomusta (mukaan lukien FINCC 4.0), lääkitystä ja seurantaa. Kokonaisuuteen voidaan liittää myös kotihoidon liikkuvan työn tarpeet huomioiva ratkaisu.

Mediconsult Saga Sosiaalihuolto on Kanta-yhteensopiva asiakastietojärjestelmä, jonka Vanhustyön kokonaisuus sisältää Kanta-vaatimusten mukaisen rakenteisen kirjaamismallin. Kokonaisuus tukee myös palvelutehtäväluokitusta sekä käyttöoikeusmääräyksen mukaisesti käyttöoikeuksien määrittelyä. Lisäksi Saga Sosiaalihuolto tulee mahdollistamaan rekisterinkäyttöoikeuden, jota Mediconsult pilotoi Kelan kanssa.

Kysy lisää Vanhustyön kokonaisuudestamme Johanna Vahalta (johanna.vaha@mediconsult.fi)! Voit myös ladata esitteemme tästä.