Organisaation tarpeiden huolellinen ja mahdollisimman tarkka määrittely on potilastietojärjestelmän hankintaprosessin kriittisin osa-alue. Suunnittelu lähtee organisaation tarpeista, joista on oltava mahdollisimman tarkka kuva alusta alkaen.
Miksi ja mihin tarpeeseen nyt ja tulevaisuudessa potilastietojärjestelmää käytetään?
Mihin toimintoihin käytetään mahdollisesti jotakin muuta järjestelmää (esimerkiksi laskutus, HR)?
Miten näiden toimintojen ja järjestelmien integraatio mukautetaan kokonaisuuteen?
Mitä paremmin organisaation ydinprosessit ja tarpeet ovat tiedossa, sen helpompaa on tarpeiden realistinen määrittely ja oikean järjestelmän valinta. Apuna voidaan käyttää toiminnallisuuskarttaa, johon on koostettu organisaation ydintoiminnot, -prosessit ja tarpeet niin johdon, hallinnon, kliinisten käyttäjien, laskutuksen, raportoinnin kuin tekniikan näkökulmasta.
Tarpeiden määrittelyssä ei pidä tukeutua pelkkään nykytilaan. Tarpeet, toiminnallisuudet ja prosessit kehittyvät aivan kuten lakisääteiset vaateetkin. Järjestelmätoimittajalta onkin hyvä pyytää tulevaisuuden tiekarttaa, jonka avulla toimittajan kykyä hahmottaa alan kehitys voidaan verrata oman organisaation tarpeisiin.
Toisaalta sekään ei aina riitä. Road mapit ja skenaariot muuttuvat, jolloin ostajan tulee tavalla tai toisella huolehtia, että järjestelmä vastaa tuntemattoman tulevaisuuden tarpeisiin. Usein se onnistuu varmistamalla ohjelman teknisen toteutuksen (arkkitehtuuri, rajapinnat, palvelut, ym.) osalta, että järjestelmän tiedot ovat käytettävissä omaan tai muiden toimesta tapahtuvaan kehittämiseen mahdollisimman avoimesti ja ymmärrettävästi.
Toisin sanottuna järjestelmän teknisen dokumentaation on oltava organisaation saatavilla. Pahimmassa skenaariossa on oltava hahmoteltuna niin kutsuttu exit-malli sekä varmistaa tietojen säilyminen ja käyttö jatkoa varten.