Terveydenhuollon potilastietojärjestelmän tarpeiden määrittely – 8 ohjenuoraa

Organisaation tarpeiden huolellinen ja mahdollisimman tarkka määrittely on asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaprosessin kriittisin osa-alue.

Perustoimintojen lisäksi omien tarpeiden määrittelyssä on otettava huomioon ainakin nämä kahdeksan seikkaa:

1. Työtä tukevat toiminnot

Kaikessa toiminnassa terveyden- ja sosiaalihuollon organisaation tulee täyttää lakisääteiset velvoitteet. Niin myös tietojärjestelmän hankinnassa ja käytössä. Lakisääteisten velvoitteiden lisäksi tietojärjestelmien tarkoitus on tehostaa organisaation toimintaa. Järjestelmän on oltava käytettävyydeltään sellainen, että tehtävät saadaan suoritettua oikein tuloksin, entistä nopeammin ja sujuvammin.

Potilas- ja asiakastietojärjestelmät eivät enää ole vain tietojen säilytystä varten, vaan ne ovat käyttäjien toimintaa tukevia työkaluja.

Terveydenhuollon tietojärjestelmän on pystyttävä näyttämään valtavan informaatiomäärän joukosta haluttu kliininen informaatio, täyttämään hallinnon tarpeet mahdollisimman automaattisesti sekä tukemaan käyttäjää hoitopäätöksissä ja asiakaspolun eri vaiheissa.

Käytännössä tämä tarkoittaa mm.:

• Lomakkeiden esitäyttöä
• Ennakoivaa tekstinsyöttöä ja fraasien hyödyntämistä
• Loogista navigointia tiedoissa
• Muistutteiden ja relevantin tiedon tarjoamista käyttäjälle
• Käyttäjän huomion kiinnittämistä poikkeaviin tuloksiin tai huomioitavaan riskitietoon
• Yhteenvetojen ja tietokoosteiden esille tuomista
• Prosessitukea ja asiakaspolkuohjausta

2. Mukautettavuus

Yksi organisaatio haluaa koko paketin valmiina, toinen pitää tosi tärkeänä omien, yleisestä poikkeavien prosessien huomioimisen tietojärjestelmässä. Olennaista on, että tietojärjestelmä palvelee organisaation toimintaa eikä päinvastoin. Surullista on, jos organisaatio ajautuu tehottomiin prosesseihin siksi, ettei tietojärjestelmää pysty mukauttamaan organisaation tarpeisiin.

Tarpeet kuitenkin muuttuvat ajan myötä. Jos tietojärjestelmää käyttöönotettaessa prosessi on kiinnitetty liian tiukkaan tietojärjestelmässä, organisaation tarpeiden muuttuessa ja esimerkiksi sote-uudistuksen myllerryksessä, voidaan päätyä tilanteeseen, että hankittu ohjelma ei muutosten jälkeen enää vastaa organisaation tarpeita. Siksi tietojärjestelmää pitää pystyä muokkaamaan tarpeita vastaavaksi.

Muokattavuuden tarpeeseen vaikuttaa organisaation tehtävien lisäksi erityisesti organisaation koko: pienet toimijat eivät välttämättä vaadi asiakaskohtaista muokattavuutta ollenkaan. Silloin kustomointitarpeetkin ovat yksinkertaisen selkeät, mikä helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa ja pitää ylläpidon yksinkertaisena.

Tarpeita määrittäessä ratkaisevaa onkin tuntea oma organisaatio, sen ydintoiminnot sekä niistä vastaavat avainhenkilöt. Muokattavuuden vaatimuksen keskiössä ovat ydinprosessien määrä ja se, kuinka joustavina ja räätälöityinä ne halutaan pitää. 

3. Sertifioitu järjestelmä ja Kanta-yhteensopivuus

Kuka tahansa voi koodata uuden tietojärjestelmän ja ohjelmia voi helposti ostaa ulkomailta. Kuitenkin Suomessa on olemassa lait ja valvova viranomainen, joiden hyväksyntä on saatava, ennen kuin järjestelmää voidaan käyttää potilas- tai asiakastietojen tallentamiseen.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) määrittelee yleiset vaatimukset tietojärjestelmille ja niiden valmistajille sekä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelun antajille. Rekisteriä vaatimusten mukaisista tietojärjestelmistä ylläpitää Valvira.

Tämän lisäksi Kelan tehtävänä on varmistaa, että tietojärjestelmä on Kanta-yhteensopiva ja läpäissyt yhteistestauksen. Lista Kanta-yhteistestatuista järjestelmistä löytyy täältä.

Lue myös: Sote-tietojärjestelmien A- ja B-luokka

Laki ja Kanta-auditointi muodostavat suuren määrän vaatimuksia potilas- ja asiakastietojärjestelmätoimittajille. Listalle päässeet järjestelmät ovatkin kovan prässin läpi käyneitä ja siten takaavat ostajilleen tietyt laatukriteerit. 

Kanta-auditointi takaa, että järjestelmä voidaan liittää kansalliseen sähköisen potilastiedon arkistoon. Kun tiedot arkistoidaan Kantaan, ovat ne sitä kautta muiden toimijoiden käytettävissä huomioiden suostumukset ja kiellot. Kantaan liitetyn järjestelmän kautta voi myös katsella muiden Kantaan tallentamia tietoja.

Yhteiset potilastiedot on potilaan ja hoitohenkilökunnan etu: ammattilaisella on päätöksenteossaan käytettävissään mahdollisimman paljon tietoa.

4. Toiminnallisuuskartta tarpeiden määrittelyn tueksi

Organisaation perustoiminnallisuuksista kannattaa koota toiminnallisuuskartta, joka auttaa hahmottamaan tietojärjestelmän tarpeiden laajuutta ja ominaisuuksia. Tarvitaanko esimerkiksi tiedolla johtamisen, sähköisen asioinnin, omahoidon, vaativien palveluiden, kotiin vietävien palveluiden, kuntoutuspalveluiden, sosiaalihuollon ja suun terveydenhuollon ominaisuuksia ja mitä toiminnallisuuksia näiden osa-alueiden sisältä?

5. Nykytarpeet vs. tulevaisuuden tarpeet

Pääsyn sosiaali- ja terveyspalveluihin pitää olla sujuvaa ja viiveetöntä. Kun satunnaisesti palveluja tarvitsevalla on omaan tai läheisen terveyteen liittyvä asia, tulisi tarvittava tieto ja yhteydenottomahdollisuus löytyä saman tien – ympäri vuorokauden.

Tässä sähköiset palvelut tulevat hyvin vastaan: ajanvaraus puhelimitse tehtynä ja puhelinaikaan sidottuna ensisijaisena palveluna on jo mennyttä maailmaa. Mahdollisimman nopea pääsy lääkärin vastaanotolle ei kuitenkaan ole yksinään tavoittelemisen arvoinen asia. On järkevää miettiä itsehoidon vaihtoehtoja ja sitä, kuka ammattilainen missäkin tilanteessa on paras avun tarjoaja.

Monialaisesti tehty palvelutarpeen arviointi ja siihen perustuva asiakassuunnitelma ohjaa kaikkien ammattilaisten työtä eri palveluissa, jolloin päästään lähemmäksi yhden luukun periaatetta – ja asiakas on aidosti keskiössä.

Irrottaudu siis nykytilasta ja mieti, mitä toimintoja voi tehdä toisin. Voiko esimerkiksi Marevan-hoidon työtaakkaa jakaa asiakkaille itselleen tai voiko hoitaja määrätä annostuksen järjestelmän laskureiden avulla silloin, jos INR on hoitotasapainossa?

Tai olisiko mahdollista ottaa käyttöön verkon yli tehtäviä terapiaistuntoja tai neuvolapalveluja niille, joiden on vaikea tulla paikan päälle ammattilaisen luo?

Voisiko hyödyntää mobiilipalveluita ja ammattilainen menisikin potilaan luo kotiin?

6. Käytännön toiminnot tiedolla johtamisen tukena

Käytännön toimintojen kannalta on hyvä pohtia etukäteen mm.:

• Miten eri järjestelmistä saadaan yhdistettyä tietoja, jotta organisaation toimintaa voi suunnitella eteenpäin?
• Miten käyntitietoja saadaan koottua yhteen näkymään potilaan hoidon kokonaiskuvan hahmottamiseksi?
• Minkälaisia pitkäaikaissairauksia asiakkailla on ja miten paljon heitä on sairausryhmittäin?
• Ketkä ovat eniten palveluja käyttävät asiakkaat ja miten heidän tarpeitaan voisi parhaiten kohdata tai miten heidän hoitonsa olisi optimaalisesti järjestettävissä?
• Voidaanko tietoja analysoimalla löytää potentiaaliset diabetesriskipotilaat tai kohonneen verenpaineen potilasryhmät ja miettiä heille ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä?
• Saadaanko järjestelmästä tiedolla johtamiseen tarvittavat raportit ja tietokoosteet?

7. Integraatiomahdollisuus

Organisaatioilla voi olla ennestään käytössä järjestelmiä, joita halutaan käyttää uuden järjestelmän rinnalla sitä täydentämässä. Siksi onkin syytä:

1. Selvittää järjestelmien integraatiomahdollisuudet niiden toimittajilta. 
2. Liittää integraatiokuvaukset uuden järjestelmän tarjouspyyntöön. 
3. Miettiä, minkä tasoista integraatiota ylipäänsä halutaan sovelluksiin: riittääkö työpöytäintegraatio vai tarvitaanko sanomapohjaista tiedonsiirtoa. 
4. Selvittää, kenelle integroitavat järjestelmät kuuluvat. 
5. Selvittää, voiko uusi järjestelmä tehdä integroitavan järjestelmän tehtävät, jolloin integrointia ei tarvita.

Tarkista myös integraatiomahdollisuus kansallisiin palveluihin, kuten Omaolo-verkkopalveluun. 

8. Sosiaalihuollon järjestelmän uudet vaatimukset

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki ja Kanta-palvelujen laajeneminen sosiaalihuoltoon ovat tuoneet mukanaan merkittäviä muutoksia sosiaalihuollon toimijoiden tietojärjestelmävaatimuksiin ja kirjaamisvelvoitteisiin. Muutosten myötä uuden tietojärjestelmän hankinta voi tulla monelle sote-toimijalle ajankohtaiseksi. 

Tutustu ensin kansallisiin sosiaalihuollon määrityksiin ja vaatimuksiin:

1. Mitä ovat sosiaalihuollon uudet asiakirjastandardit ja miten niitä käytetään käytännön työssä?
2. Mitä tarkoittaa määrämuotoinen kirjaaminen, palvelutehtäväluokitusten ja asiakirjarakenteiden käyttö sosiaalihuollossa?
3. Mitkä ovat vaatimukset tietojärjestelmälle, kun sosiaalihuollon tietoja tullaan liittämään Kantaan?
4. Mikä on oman organisaationi aikataulu sosiaalihuollon Kantaan liittymiselle?
5. Mitä vaatimuksia sosiaali- ja terveydenhuollon integraatio tuottaa tietojärjestelmälle?

Sen jälkeen mieti sosiaalihuollon toiminnallisuuksien ja tarpeiden osalta seuraavia:

1. Tukeeko nykyinen tai hankittava järjestelmä uusia asiakirjastandardeja, -prosesseja ja rakenteista kirjaamista?
2. Täyttääkö hankittava järjestelmä Kantaan liittymisen vaatimukset?
3. Hankinko vain tiedon dokumentointiin sopivan järjestelmän vai huomioinko myös toimintamallejani tukevan ja niitä ohjaavan järjestelmän?